Historien om Hadsund er også historien om os

Foreningens navn er ”Hadsund Museumsforening og Lokalhistoriske Arkiv”.
Foreningen er hjemmehørende i Mariagerfjord Kommune.

Hadsund Museumsforenings arbejdsområde dækker som støtteforening for Nordjyllands Historiske Museum det lokalhistoriske museumsarbejde i den tidligere Hadsund Kommune, mens det lokalhistoriske arkivs ansvarsområde udgøres af Hadsund, Visborg og Vive sogne samt de dele af Vindblæs sogn, der i 1970 blev indlemmet i den daværende Hadsund Kommune.

Foreningens formål er:

• At være Støtteforening for Nordjyllands Historiske Museum, Hadsund Egnssamling
• At eje og drive Hadsund Lokalhistoriske Arkiv
• At fremme og styrke den almene interesse for områdets historie og medvirke til at bevare egnens historiske værdier
• At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke offentlig herkomst med tilknytning til området og dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
• At stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter gældende regler for tilgængelighed.
• At sikre at det indsamlede materiale er i offentligt eje, og at det forbliver i offentligt eje.

Foreningens medlemskaber og samarbejder:
Hadsund Museumsforening og Lokalhistoriske Arkiv er medlem af Lokalarkiver i Mariagerfjord Kommune (LMK), Lokalhistoriske Arkiver i Nordjyllands Amt (LANA) og Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA).

Hadsund Museumsforening og Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale, regionale og landsdækkende fællesregistreringer, der er godkendt af SLA og LANA.

I øvrigt samarbejder Hadsund Museumsforening og Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner.

Som medlemmer kan optages alle interesserede, der kan tilslutte sig foreningens formål og vedtægter.
Familiemedlemskaber samt foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab.

Medlemskab opnås ved indbetaling af et årligt kontingent fastsat på den årlige generalforsamling.

Æresmedlemmer udnævnes af bestyrelsen. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent.

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar kvartal. Der indkaldes til generalforsamling med minimum 14 dages varsel, ved annoncering i de lokale medier eller ved direkte henvendelse til medlemmerne. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden.

Skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning
3. Aflæggelse af regnskab
4. Forelæggelse af budget og arbejdsplan (indeværende år)
5. Indkomne forslag
6. Fastsættelse af kontingent (følgende år)
7.  

      a. Valg af suppleanter
      b. Valg af revisorer og revisorsuppleant

      8. Eventuelt

Forslag til pkt. 5 skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen.

Vil træffes ved simpelt stemmeflertal, og skriftlig afstemning skal finde sted, såfremt ét medlem fremsætter ønske derom. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller når mindst 10 medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom med oplysning om hvilke sager, der ønskes behandlet.

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter begæring herom er fremsat, og indkaldes med motivering for dens afholdelse, og i øvrigt som ordinær generalforsamling.

Vedtagelser sker med simpelt stemmeflertal uden hensyn til antallet af fremmødte.

Varetages af en bestyrelse på fem medlemmer, der vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen. Der afgår to medlemmer i ulige år og tre medlemmer i lige år.

Der vælges to suppleanter for bestyrelsen. Suppleanterne vælges for ét år ad gangen. På generalforsamlingen vælges tillige to revisorer, der vælges for to år ad gangen. Der afgår én revisor i ulige år og én i lige år. Der vælges en suppleant for revisorerne. Suppleanten vælges for ét år ad gangen.

Genvalg kan finde sted.

Umiddelbart efter valget konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der udpeges endvidere to medlemmer og to suppleanter for disse til Nordjyllands Historiske Museums Repræsentantskab.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre medlemmer er til stede.

Der afholdes mindst fire bestyrelsesmøder årligt, og i øvrigt så ofte som formanden eller to bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt.

Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formand og mindst et bestyrelsesmedlem.

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg bestående af personer ”udefra”, men med et bestyrelsesmedlem som koordinerende led mellem bestyrelse og udvalg.

I forhold til det lokalhistoriske arkiv er bestyrelsen forpligtet til:

• At udnævne en ansvarlig arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere. Arkivlederen skal inden for en periode på fire år gennemgå en af SLA godkendt grunduddannelse.
• At påse og have ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige under opsyn, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
• At sørge for, at der er offentlig adgang til arkivet i mindst én månedlig, bekendtgjort åbningstid.
• At indberette statistiske oplysninger årligt.
• At påse og have ansvaret for, at SLA’s generelle minimumskrav til arkivdrift overholdes.
• At drage omsorg for, at det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og at dets forbliven som sådan garanteres.

Kontingentet betales forud for et år ad gangen og opkræves i december måned. Kontingentet betales senest til generalforsamlingen. Restanter har ikke stemmeret til den ordinære generalforsamling. Er kontingentet ikke rettidigt betalt slettes vedkommende uden varsel som medlem.

Endvidere kan der til museumsforeningen og dets arkiv modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side. Pengemidler, som foreningen råder over, skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut.

Regnskabet følger kalenderåret og revideres af de to foreningsvalgte revisorer. For foreningens forpligtelser hæfter alene dennes kapital.

Kan kun ske ved en generalforsamling, når 2/3 af foreningens medlemmer stemmer herfor, eller ved to på hinanden følgende generalforsamlinger af de fremmødte medlemmer med simpelt stemmeflertal.

Skulle foreningen og dermed det lokalhistoriske arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og LANA, så deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret. Foreningens øvrige ejendele og formue overføres til almennyttige kulturelle formål i Hadsund, primært til lokalhistorisk arbejde efter generalforsamlingens beslutning.